なぜ業務の効率化がなかなか進まないのか？？　その理由と上手に効率化する方法

こんにちは、ひめのです。
業務の効率化はどこの企業でも課題です。しかし、なかなか業務効率化が進まず、いつまで経っても現状を打破できていない企業も多いです。

そこで今回は、業務の効率化がなかなか進まない理由と効率化の取り組みをする上で大事なポイントについて書きたいと思います。

なぜ業務の効率化がなかなか進まないのか？？

業務の効率化が進まない大きな理由は次の3つです。

①課題が明確でなく、何をどう改善すれば良いかわからない
②一気に改善しようとして現場の負担が過度にかかり失敗する
③ITに置き換えただけで効率化すると思い込んでいる

理由①　課題が明確でなく、何をどう改善すれば良いかわからない

何が原因で業務に時間がかかっているかを明確に把握できておらず、漠然と効率が悪いという印象だけを持っている場合には、業務効率化の取り組みをなかなかスタートすることができません。

業務に負荷がかかっている箇所や非効率な箇所を明確に把握するために、業務フローをいったん事細かく分析して可視化する必要があります。

特に外部の専門家を利用する場合には、そういった可視化ができていないと外部支援者の理解が追いつかず、その企業にとって一番良い方法を見定められないまま、中途半端な改善になってしまう恐れがあります。

したがって、業務の効率化を図る直接的な課題を浮き彫りにできていないと業務効率化の取り組みは失敗に終わります。

理由②　一気に改善しようとして現場の負担が過度にかかり失敗する

大抵の場合、既存の業務は長年業務フローとして組み込まれて体に染み込んでしまっていることが想定されます。

そのような「慣れた業務」をドラスティックに変えようとすると、一時的に過度な負荷がかかるとともに、慣れた業務から慣れない業務へと変革するため、却って非効率となったような印象を受けてしまって、当事者から反発が起こってしまうことも想定されます。

早く改善したい気持ちはわかりますが、そんなにすぐ結果が出ることばかりでもありませんので、取り組み期間をある程度設けておかなければ、結局元に戻ってしまう恐れがあります。

理由③　ITに置き換えただけで効率化すると思い込んでいる

効率化の取り組みの中には、システム化することやシステムをリプレースすること、オートメーション化することが選択肢に入ってくることもあります。

デジタル化、IT化することに成功すれば、効率化の点で大きな成果を得ることが可能となります。

しかしながら、置き換えるシステムを使いこなせるリテラシーを備えることや、ITを含めた新たな業務フローについての運用が適切に行われるための管理が実現しなければ、IT化の効果を最大限得ることができません。

「理由②」と近い話にはなりますが、IT化することにより、そのITシステムの扱いに慣れるには時間がかかるだけでなく、今までやっていた業務が縮小されるばかりでなく、今まで対応しなかったITを利用する上での維持管理に関する別の業務が発生することも忘れてはなりません。

それも踏まえてトータルで効率化が図れるよう考えるとともに、業務に浸透するまでにはある程度の期間が必要であることを認識する必要があります。

上手に業務の効率化を進める方法

では、上手に業務の効率化を進めるためにはどうすれば良いでしょうか。私が考える大事なポイントは次の3つです。

①一気にやらずに長期的に取り組む
②リスクと効率化を比較して判断する
③一時的にコストがかかることを受け入れる

大事なポイント①　一気にやらずに長期的に取り組む

効率化が進まない理由にも書きましたが、効率化するためにドラスティックに変えた業務に慣れるには時間がかかります。

したがって、広範囲の業務を一気に変更することは、現場への負担が過度にかかってしまい、業務がパンクしてしまう恐れがあります。

特に、既存の業務フローから新しい業務フローへと変えた場合、新しいフローが正しく機能するかどうかを検証する意味でも、一時的に新旧業務を同時進行で実施することになりますので、そのタイミングは大きな負荷がかかります。

業務の効率化を行う際には、大きな目標を達成するための小さなセクションをいくつも設けて順番に改善していくという長期的なプランが必要になります。

大事なポイント②　リスクと効率化を比較して判断する

企業ごとに業務フローの中で重要なポイントは異なります。

例えば業務フローの中にお客様に報告する資料を作成するという業務があればミスは許されないため、多少時間がかかってもチェックの体制を厚く取る必要があります。

逆に、他の業務フローの過程で代替的に確認できる場合などは、あまり慎重にならなくても簡単に済ませてしまえる業務もあると思います。

簡略化した場合のリスク、IT化した場合のリスクとそれによって得られるメリットとの比較によって、取捨選択していくことが重要になります。

ただ効率化だけ実現しても意味がなく、業務の効率化をした中でも業務の正確性や外部への信頼性なども同時に担保できなければならないということを認識する必要があります。

大事なポイント③　一時的にコストがかかることを受け入れる

業務の効率化に伴う業務フローの変化に対応することは簡単なことではありません。

ITツールの導入や、業務の効率化の支援を専門家から受ける場合には、相応のお金と時間のコストがかかります。

属人化してしまっている業務があれば、将来にリスクを抱えていることにもなりますし、非効率な業務を続けていると将来産業の大きな変化に対応しきれなくなる可能性もあります。

特に昨今ではDXという言葉が流行っていますが、デジタルトランスフォーメーションによって産業自体が大きく変革し、既存の産業がなくなってしまう可能性もあり得ます。

したがって、業務の効率化をする際には自社の将来について長期的な視点に立ち、目先のコストに囚われることなく適切な対応が求められると思います。

あとがき

以上が、業務の効率化がなかなか進まない理由と、業務の効率化を上手に進めるためのポイントについてでした。

経営者は、現場から離れてしまっていると、実際にどのように負荷がかかってしまっているか的確に把握できていないケースもあります。

業務が回らないことに対して単純に人を追加すれば解決するわけでもなく、仕組みそのものを見直す必要性も検討しなければなりません。

効率化や生産性の向上は、口では簡単に言っても実際に取り組むとなるとかなりの覚悟が必要であることが、今回のブログで認識していただけたのではないかと思います。