（電子帳簿保存法改正）電子取引の電子保存義務化について「より実務的な視点」で解説します！

こんにちは、ひめのです。
電子帳簿保存法（以下、電帳法）の改正により、令和4（2021）年1月1日から電子取引の取引情報に係る電磁的記録の出力書面による保存が認められなくなります。

ただし、令和３年12月10日に閣議決定された令和4年税制改正大綱において、電子保存の義務化について一定の要件下で２年間の猶予が与えられることが盛り込まれました。

とはいえ、電子取引の電子保存か義務化は決まっているため、猶予の恩恵を受けたとしても対応しなければならないことには変わりありません。

電帳法改正への対応については様々な情報が出ていますが、正直なところ実務的な視点での解説が少ないようなので、今回はより実務的なシーンに応じた対応方法について解説したいと思います。

電子で受け取ったものを印刷した書面が社内的な重要書類となる場合は？

メールで受け取る注文書や申込書を印刷した後、上長へ回覧して承認印が押印されるほか、その書類に記載された取引フローの「出荷→請求→回収」の顛末を記載して管理しているケースは少なくありません。

具体的には、電子的なワークフローが構築されていない会社もまだまだ多く、そのような会社では、内部統制を構築するにあたっては紙ベースでの回覧等による管理を基礎とし、電子的に受け取った書面も紙ベースでの保管が社内的にも対外的にも重要書類となっています。

この場合、電帳法の対応にあたってはどのようにするべきか迷うところかと思います。

結論としては、電子的に受け取ったものは、その時点のものを電子保存する必要があり、紙に出力して承認フローを経る場合には、それはそれとして内部統制上必要であるため、紙ベースでの保存が必要になる、ということになります。

つまり、紙に出力したものを社内外で正としている場合でも、電子的に受け取っている場合には別途保存が必要になるということです。

また、注文書を受領し注文請書を送付する場合、どちらもメール等で行うのであれば、双方それぞれ電子的に保存しなければならないということになります。

期間や金額の範囲を指定した検索ができない場合は？

保存要件の一つに、期間や金額の範囲を指定した検索ができるようにしなければならないというものがあります。

これは、たとえば「2021年10月1日〜2021年12月31日」や「100,000円〜500,000円」といった範囲で検索して表示させるということを意味します。

この点については、通常のフォルダ保存ではなかなか実現することは難しいところではありますが、実務上は、税務調査において質問調査権に基づくダウンロードの求めに応じることができるようにさえできれば、上記の要件は満たしていなくても問題ないとされています（国税庁QAにも記載されています）。

したがって、それ以外の要件を満たして整然と整理されていればそこまで気にするところではないかなと思います。

電帳法への対応をポジティブに捉えてみませんか？

今回の電帳法の改正にあたっては紙での管理に逆戻りしかねない状況になったり、二重管理となってしまい管理コストが増えてしまったりというネガティブな印象が大きく取り上げられています。

実務的には実際にその印象通りの部分はあるにせよ、広い意味では電子化を促進するきっかけと捉えることや、今までできていなかった情報管理を見直すきっかけになると捉えることもできるのではないでしょうか。

会計処理をした後の総勘定元帳には全ての取引情報が入っているとはいえ、それはあくまでも決算書を作成するためのものですから、経営管理上フレキシブルに使える情報となっているとは限りません。

例えば、今まで電子メールで受け取った注文情報が体系的に管理されていなかったものが、今回の電帳法の対応をきっかけに注文情報を一元管理して、後で分析できるようデータベース化することへの足がかりにできるかもしれません。

そう考えると、電帳法への対応もポジティブに捉えられる側面もあるのではないかといえます。

つまり、大切なことは「ただ無駄なことが増える対応だ」ということばかり考えるのではなく、電子化やDXという世の中の大きな流れの中において、今回の電帳法への対応を、むしろ自社にとってメリットがあるよう、うまく対処していくことではないかと私は考えています。

「どうせ対応するならその結果新たに管理できた情報を経営に活用しよう」という気概で取り組むことが大事であり、短絡的にシステムを導入するだけでなく、自社にとってより良い方法を考えてくれる専門家（税理士や会計士など）を交えて適切に対応することが望まれます。

あとがき

以上、電帳法への対応についての実務的な視点の解説でした。

２年間の猶予が適用できる「やむを得ない場合」とはどういう場合かという点について、国税庁等から指針が今後出てくるかとは思います。

とはいえ冒頭にも書きましたが、いずれにしても対応しなければならいことには変わりありません。

個人的な印象では、かなり大袈裟なPRをしてシステム導入を促しているところもあるように見受けられますが、慌てず焦らず本質を捉えて自社の業務フローを踏まえた適切な対応をすることが必要ではないかと思います。

なお、これらはあくまでも私の私見ですので、個別の事案に対しての最適解では必ずしもないことをご承知おきいただければ幸いです。