キャッシュ・フロー（資金繰り）の管理はExcel？それとも専用システム化？　最適な選択と早期システム化の重要性

こんにちは、ひめのです。

キャッシュ・フロー（資金繰り）を管理する方法には、Excelと専用システムの利用があります。しかし、最適な選択はどちらなのでしょうか？

本記事では、そのメリットとデメリット、そして早い段階で専用システム化することの重要性について解説します。

Excelと専用システム： 選択のジレンマ

キャッシュ・フローの管理においてExcelは手軽で自由度が高いため、多くの人にとって最初に思い浮かぶツールです。Officeを使っている場合は追加費用なしで利用できるため、コスト面でも魅力的です。一方、専用システムはキャッシュ・フロー管理に特化し、より効率的な管理が可能ですが、一定の料金が必要です。

早い段階での専用システム化の重要性

キャッシュ・フローの管理は「型」が存在しないことが難しさの一因で、複式簿記や会計基準のような決まった「型」に基づいて管理できるわけではないため、管理者の個性が強く出る部分です。

そのため、Excelを長期間使用すると、スイッチコストが高くなることが問題となります。スイッチコストとは、ツールを変更する際にかかる費用や時間のことです。キャッシュ・フローの管理は「型」がなく個々の管理者の個性によって大きく変わるため、Excelの自由度が高ければ高いほど、スイッチコストも増加します。

具体的なリスクとしては、複雑な関数やシートの増加により他の人がExcelを理解するのに時間と労力がかかる可能性があります。専用システムへの移行では、フォームの適用や新しいシステムの学習に時間を要することもあります。さらに、大規模な移行作業では外部の専門家の協力やベンダーへの追加の料金支払いも必要になるでしょう。

しかし、Excel管理が十分に機能しており永続的に利用する場合には、専用システム化は必要ありません。ただし、事業の拡大や担当者の変更を見越した場合、いずれはシステム化が必要となる可能性が高いです。そのため、長引くExcel管理はコストを増やす恐れがあります。早い段階で専用システム化し、スムーズな運用を実現することが重要です。

Excel管理のリスクと専用システム化のメリット

Excel管理の実務上のリスクは、管理コストの増大です。ルールの確立されていない状態で担当者が自由にExcelを利用すると、一貫性が欠けるだけでなく、資金繰り表の作成ロジックが理解しづらくなることもあります。一方、専用システム化することで、決まったルールに基づいたインプットとアウトプットが行われ、属人化が減少します。複数人での管理や担当者の交代も容易になります。キャッシュ・フローの管理には専用システムの「型」が役立ちます。

取引数がまだ多くない段階で専用システムを利用し、管理を標準化することで、導入コストを低く抑えることができます。さらに、その後の運用コストも削減でき、スムーズな管理が可能となります。

まとめ

キャッシュ・フロー（資金繰り）の管理において早い段階で専用システム化することが重要です。Excelは手軽で使いやすいですが、使用期間が長くなるほどスイッチコストが高くなるため注意が必要です。また、Excel管理には実務上のリスクがあり、専用システム化により一貫性のある管理が実現できます。取引数が増える前に専用システムを導入し、スムーズな運用を目指しましょう。

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