（経理キャリアパス）　経理の仕事をするなら抑えておきたいExcel関数３選！

こんにちは、ひめのです。
経理を担当するようになると、Excelを駆使することが多くなります。

色々な業務ツールや会計サービスがあるものの、まだまだExcelの業務における重要度は高く、ツール間のデータインポートや、会計ソフトなどからエクスポートしたデータを予実管理や経営管理データ用に加工する際、毎月のルーティンをなるべく省力化させるためにExcelに関数を組んでおくことはよくあります。

そこで今回は、経理で良く使うであろう、そして使えるようになっておきたいExcelの関数について書きたいと思います。

経理をやるなら抑えておきたいExcel関数３選！

今や仕事では欠かせないアプリであるExcelですが、当然経理の仕事でも使うことが多いです。

分析に利用したり、報告用にまとめるために使用したりと、使う目的は色々ありますが、経理でExcelを使用するにあたって使えるようになっていると便利な関数を私の独断と偏見で３つ選んでみました。

当然これ以外にも使えた方が良い関数はいくつもありますが、特にこれは必須かなというものをご紹介します。

①SUMIF
②VLOOKUP
③INDIRECT

①SUMIF

数値の合計を条件指定して集計できる関数です。

例えば、いくつも勘定科目が使用された仕訳データがあったとして、それの科目ごとの集計や月ごとの集計をしたい時にSUMIFを使って条件に合った集計ができます。

②VLOOKUP

表を縦方向に検索して、ある特定のデータに対応する値を抽出する関数です。

例えば、商品名を入力すると、商品の単価を返せるようにしたり、社員名からIDを返したりその逆をしたりといったことができます。

マスタから呼びだしてくるような使い方や、特定の条件に合致したものを取り出すような使い方ができ、経理のみならずビジネスでは非常によく使われる関数かなと思います。

③INDIRECT

参照したいセルを文字列で指定することにより、指定したセルの値を表示させることができる関数です。

この説明だと全く意味がわからないと思いますが、私がINDIRECT関数でよく使うシーンは、Excelで同じフォーマットでシートをたくさん作る場合の、その各シートのある値を別の集約するシートに表示させたりする場合、通常「＝」で直接持ってくることがあると思います。

しかし、これではシートが増えた時に集計シートに色々と手を加えていると手間がかかるので、集計シート上のセルのコピペをするだけでシートの増加が反映できるようにするためにINDIRECT関数を使用して対応します。

具体的な利用シーン

例えば、どんなシーンでこれらの関数を利用するかを少し紹介したいと思います。

まず一つ目は、変動費と固定費に分けて貢献利益を集計したい時です。

この場合どのように作成するのかというと、会計ソフトでは変動費固定費で分けて入力することはしませんので、会計ソフトから試算表データをエクスポートし、あらかじめ作成しているExcelに貼り付けることで、変動費と固定費に自動で分解できるようにSUMIFとVLOOKUPを組み合わせて作ります。

Excelで会計の勘定科目等に対して変動費と固定費を分類するマスタを用意して貼り付けたエクセルの科目にVLOOKUPで変動費と固定費を返しつつ、SUMIFでそれぞれを集計し表を完成させます。

もう一つは、予実管理表を作成したいときです。

こちらも、会計ソフトから試算表データをエクスポートし、予実管理表のExcelに貼り付けます。

エクセルでは毎月のシートを用意しておき、その各月シートに貼り付けると、VLOOKUPとINDIRECTを組み合わせた予実管理表に数値を返して予実管理表を完成させます。

ちなみに、上記以外でよく使うのはIF関数やROUND関数かなと思いますが、その中でも、IF関数は色々な条件を組み合わせて様々な分析する時にも使えます。

Excelで気を付けておきたいこと

Excelは万能なアプリです。

Excelの機能を知り尽くせば色々なことが簡単にできるようになります。

今ではほとんどの人が仕事で触ったことのあるアプリかと思いますが、そのスキルは千差万別で、自由にいろんなことができる反面、ちょっとイレギュラーがあると関数が崩れて正しい数値を返してくれなくなったりするリスクもあります。

関数を使えるようになったからといっても安心することなく、使用する関数の特性をよく理解して、どのような動きをするかを把握しておくことは必要です。

また、関数で出た値を別の関数や電卓などを使用して検算することで、正しい計算、正しいロジックで関数が組めているかを確認することは大切です。

あとがき

以上が、経理の仕事をするなら抑えておきたいExcel関数３選でした。

経理の仕事をする以上、今後DXが進みどんどんIT化自動化が進むことを目の当たりにすることになるかと思いますが、それでもExcelの利用がなくなることはなく、むしろ要所要所でよりうまく使っていかなければならない状況にもなると思われます。

したがって、経理の仕事をするのであれば、ある程度のExcelスキルは必要だと思いますし、軽視せずスキルアップを図ることが必要ではないかと思います。